“Organizational Process Assets” (OPA) adalah salah satu konsep penting dalam Project Management Body of Knowledge (PMBOK) yang merujuk pada rencana, proses, kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan yang spesifik milik organisasi dan digunakan oleh tim proyek.
OPA membantu dalam pengelolaan proyek dengan menyediakan pedoman dan dokumentasi yang dapat diandalkan, yang telah teruji dan terbukti efektif dalam pelaksanaan proyek-proyek sebelumnya.
OPA terdiri dari dua kategori utama: proses dan prosedur, serta basis pengetahuan perusahaan.
1. Proses dan Prosedur
Proses dan prosedur yang termasuk dalam OPA adalah elemen-elemen yang mengarahkan bagaimana pekerjaan proyek harus dilakukan. Ini bisa mencakup:
Pedoman dan Kriteria: Standar operasi, kriteria kualitas, dan panduan lainnya yang digunakan dalam manajemen proyek.
Prosedur Proyek: Prosedur pelaporan, proses pengelolaan risiko, proses perubahan kontrol, dan metodologi pengelolaan proyek.
Standar dan Kebijakan: Kebijakan organisasi tentang tata kelola proyek, standar komunikasi, dan kebijakan keamanan.
Template: Formulir standar dan template dokumen yang digunakan dalam proyek, seperti charter proyek, rencana manajemen proyek, dan laporan status.
2. Basis Pengetahuan Perusahaan
Basis pengetahuan mencakup informasi dan data yang telah dikumpulkan dari proyek-proyek sebelumnya dan digunakan untuk mendukung manajemen proyek saat ini. Ini bisa mencakup:
Dokumentasi Proyek: Pelajaran yang dipetik dari proyek sebelumnya (lessons learned), basis data risiko, dan laporan kinerja proyek.
Arsip Proyek: Dokumentasi historis proyek, seperti kontrak, laporan akhir proyek, dan audit proyek.
Data Kinerja: Data yang berkaitan dengan kinerja proyek, termasuk metrik kinerja, evaluasi kualitas, dan hasil audit.
Pengaruh OPA dalam Manajemen Proyek
OPA berperan penting dalam berbagai proses manajemen proyek, termasuk:
Inisiasi: OPA menyediakan template dan pedoman untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek dan mengembangkan charter proyek.
Perencanaan: Menggunakan prosedur standar dan template untuk menyusun rencana manajemen proyek, mengidentifikasi risiko, dan merencanakan komunikasi.
Pelaksanaan: Pedoman dan prosedur OPA membantu dalam pengelolaan pekerjaan proyek, alokasi sumber daya, dan pelaporan kinerja.
Pengawasan dan Pengendalian: OPA memberikan alat dan teknik untuk memantau kinerja proyek, mengelola perubahan, dan mengendalikan kualitas.
Penutupan: OPA menyediakan prosedur untuk menutup proyek secara formal, mendokumentasikan pelajaran yang dipetik, dan menyelesaikan laporan akhir proyek.
Baca juga: Pengaruh EEF dalam Manajemen Proyek, Pengertian Expert Judgment
Contoh OPA dalam Proyek
Prosedur Perubahan Kontrol: Sebuah proyek konstruksi menggunakan prosedur perubahan kontrol yang telah ditetapkan oleh organisasi untuk mengelola permintaan perubahan dari klien. Prosedur ini mencakup langkah-langkah untuk mengajukan, meninjau, dan menyetujui perubahan.
Basis Data Risiko: Sebuah perusahaan teknologi memiliki basis data risiko yang mencakup risiko yang dihadapi dalam proyek-proyek sebelumnya. Tim proyek baru menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko yang serupa dalam proyek mereka.
Template Rencana Proyek: Sebuah perusahaan konsultasi menggunakan template rencana proyek standar yang mencakup semua elemen yang diperlukan untuk perencanaan proyek. Template ini membantu tim proyek untuk memastikan bahwa semua aspek penting dari rencana proyek telah dipertimbangkan dan didokumentasikan.
Dengan memanfaatkan OPA, organisasi dapat meningkatkan konsistensi, efisiensi, dan keberhasilan proyek-proyek yang dibangun. OPA memberikan kerangka kerja yang efektif, membantu tim proyek menghindari kesalahan yang sama, dan memfasilitasi penerapan praktik terbaik.
Saat ini, penulis berkomitmen untuk terus berbagi ilmu pengetahuan tentang teknologi untuk efisiensi proyek yang didapat dari pengalaman dan berbagai referensi.
Tujuannya adalah untuk membantu pekerja dan pelajar lebih mudah memahami teknologi yang dirasa sulit.
Dengan cara ini, penulis berharap dapat memberikan kontribusi positif bagi siapapun yang kesulitan menerapkan teknologi dalam pekerjannya di proyek.
- Membuat Work Breakdown Structure (WBS) Proyek - August 13, 2024
- Pengertian Expert Judgment dalam Manajemen Proyek - August 13, 2024
- Pengaruh Organizational Process Assets (OPA) dalam Manajemen Proyek - August 13, 2024